上智大学短期大学部 Sophia University Junior College Division

学生	（１）授業、定期試験、研究活動等の教育サービス等の提供 （２）学籍管理、履修管理、成績管理、学位授与等の学修支援 （３）学費その他の学生納付金の請求、又は当該納付金に関する案内 （４）課外活動、ボランティア活動、福利厚生、学生保険等の学生生活支援 （５）祖師谷国際交流会館の入寮手続、退寮手続、寮費の請求 （６）奨学金管理、奨学金の支給、奨学事業を行う学外団体に必要な情報の提供等、経済支援 （７）保健衛生管理・支援（健康診断、カウンセリング等） （８）進路指導、就職活動支援、進路・就職進路先情報管理 （９）短期留学プログラム等、国外の他大学等への留学に必要な手続きの実施 （10）学内施設設備（教室、図書館等）利用管理、保安管理 （11）各種証明書の発行 （12）入学式、学位授与式その他の式典の実施及びその案内 （13）上智大学短期大学部ソフィア後援会（父母会）及び上智大学短期大学部ソフィア会（同窓会）の運営支援に必要な業務 （14）本学が行う各種調査・アンケートの実施及びそのデータ分析、公的機関その他の学外団体が行う各種調査・アンケートへの回答 （15）寄付金等の募集案内 （16）学生表彰 （17）学生指導、学生懲戒等に必要な手続きの実施 （18）学生への事務連絡、各種案内の送付・通知 （19）その他、前各号に付随する業務 ※ 本学では学生への教育・指導をより適切に行うために、教育的配慮の必要性から保証人に対して学生の学業成績、出席状況等を開示することや、修学、履修状況等について相談を行う場合があります。特別な事情により、保証人への学業成績等を開示することに不都合がある場合は、事務センターにその旨を申し出てください。
卒業生	（１）各種証明書の発行 （２）本学が行う各種調査・アンケートの実施及びそのデータ分析、公的機関その他の学外団体が行う各種調査・アンケートへの回答 （３）進路調査 （４）寄付金等の募集案内 （５）学内施設設備（図書館）の利用管理 （６）その他、前各号に付随する業務
保証人	（１）学生への適切な教育・指導のため、修学・履修状況等について情報提供、本学からの相談 （２）学費その他の学生納付金の請求、又は当該納付金に関する案内 （３）祖師谷国際交流会館の入寮手続、退寮手続、寮費の請求 （４）学生への奨学金の支給、奨学事業を行う学外団体に必要な情報の提供等、経済支援 （５）寄付金等の募集案内 （６）その他、前各号に付随する業務
受験生・入学手続者	（１）入学者選考・入学者選抜試験の実施 （２）入学手続に必要な手続きの案内、資料の送付 （３）入学前教育の実施、資料等の送付 （４）本学が行う各種調査・アンケートの実施及びそのデータ分析、公的機関その他の学外団体が行う各種調査・アンケートへの回答 （５）その他、前各号に付随する業務
高校生・学外者向けイベント参加者	（１）各種イベントの案内、資料の送付 （２）各種イベントへの参加登録、事務連絡 （３）各種イベントの実施・運営 （４）各種イベントへの参加動向や問題点等を分析して、統計を取ること、またイベント内容の改善を図ること （５）その他、前各号に付随する業務
公開講座等の受講生	（１）受講手続 （２）講座の実施・運営 （３）受講料の請求 （４）その他、前各号に付随する業務
館友会員	（１）入会手続き （２）図書館及び図書の利用管理 （３）事務連絡等

３．第三者提供
本学は、本人から同意を得たとき、又は個人情報その他の法令等に定めがある場合を除き、個人情報を第三者に提供することはありません。

４．個人情報の提供及び受領時の記録等
個人情報を第三者（国の機関、地方公共団体、独立行政法人等及び地方独立行政法人を除き、以下、本項において同様とします。）に提供し、又は第三者から受領する場合は、個人情報保護法に従って、必要な事項について記録を作成し、保管いたします。

５．個人情報の共同利用
本学は、学生支援、学生の福利厚生その他のサービス向上のため、下記のとおり、個人情報を共同利用する場合があります。

（１）株式会社ソフィアキャンパスサポート

① 共同利用する個人データの項目
学生の氏名
学生の住所
学生の学年、所属（学科）、学生番号
学生の性別
保証人の氏名
保証人の住所 

② 共同利用者の範囲
株式会社ソフィアキャンパスサポート（※）
※　「株式会社ソフィアキャンパスサポート」とは、学校法人上智学院100％出資の事業会社です。株式会社ソフィアキャンパスサポートは、学校法人上智学院が設置する学校の生徒、学生へのサービス向上を第一に、上智学院のよきパートナーとして、教育、研究、社会貢献活動を支援するとともに、事業展開から得られる収益を上智学院に還元し、「魅力ある学校」の創造に貢献することを企業理念としています。

③ 共同利用における利用目的
総合的な学生サービスにかかる各種制度、イベント等の情報提供、その他、学生の福利厚生の向上のため 

④ 個人データの管理について責任を有する者の名称
学校法人上智学院（問合せ先：総務グループ　03-3238-3172）

（２）上智大学短期大学部ソフィア後援会

① 共同利用する個人データの項目
保証人の氏名
保証人の住所
保証人の連絡先
学生の氏名
学生の住所
学生の学年、所属（学科）、学生番号
学生の性別 

② 共同利用者の範囲
上智大学短期大学部ソフィア後援会（※）
※　「上智大学短期大学部ソフィア後援会」とは、1973年に、当時のイエズス会所属の先生方が給与から大学・短期大学（設立当時）に多くの寄付をしていたことを知った父母が、大学・短期大学を財政面から支援することを目的に設立された任意加入の団体です。会員の皆様からいただいた会費は短期大学部に寄付され、学生に対し物心両面から様々な支援が実現しています。懇親会は、会員同士、あるいは理事長、学長ほか学科の教員と直接交流する親睦の場となっています。
上智大学短期大学部ソフィア後援会への入会を希望しない場合は、入会案内送付の目的以外には、共同利用されません。

③ 利用目的
上智大学短期大学部ソフィア後援会への入会案内送付、上智大学短期大学部ソフィア後援会（役員会、新入生ご父母歓迎会、総会、懇親会　等）開催、及びその案内状送付、その他後援会活動に必要な業務の実施

④ 個人データの管理について責任を有する者の名称
学校法人上智学院（問合せ先：短期大学部事務センター　0463-83-9331）

（３）上智大学短期大学部ソフィア会

① 共同利用する個人データの項目
学生の氏名
学生の住所
学生の連絡先
学生の生年月日
学生の学年、所属（学科）、学生番号
学生の性別
入学年度、卒業年度
卒業後の進路 

② 共同利用者の範囲
上智大学短期大学部ソフィア会（※）
※　「上智大学短期大学部ソフィア会（以下、ソフィア会）とは、上智大学短期大学部在学生（準会員）、及び卒業生（正会員）で構成された同窓会組織です。任意団体で、「会員の相互親睦を厚くし、母校の発展のために貢献する」（会則第3条）という目的のもと、常に「会員にふさわしい、会員に開かれた組織にする」ために日々様々な活動に取り組んでいます。上智大学短期大学部の学生は入学と同時に準会員に、そして卒業すると正会員となります。 

③ 利用目的
上智大学短期大学部ソフィア会への入会案内の送付、上智大学短期大学部ソフィア会からの通知（会報配送）、ルビー祝<卒後40年>、銀祝<卒後25年>の祝賀会案内状の送付、その他同窓会活動に必要な業務の実施 

④ 個人データの管理について責任を有する者の名称
学校法人上智学院（問合わせ先：事務センター　0463-83-9331）

６．第三者への委託
個人情報の取り扱いを外部に委託する場合は、適正な委託先を選定するとともに個人情報保護に関する契約を委託先と取り交わし、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。

７．個人情報保護のための安全管理措置
本学では、個人情報のセキュリティ対策の実施、アクセスの管理、個人情報の持出し制限その他の個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人情報・個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置 （以下「安全管理措置」といいます。） を講じます。

（１）個人情報の取扱いに係る規程等の整備
個人情報の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、個人情報の取扱・管理方法、責任者・担当者及びその任務等について規程を定めています。また、個人情報を含む、情報資産の適切な保護のために、情報セキュリティにかかる規程を定めています。

（２）　技術的・物理的安全管理措置
個人情報を利用するにあたってのセキュリティ対策の実施（パソコンへのマルウェア対策ソフトの導入等）、個人情報へのアクセスの管理 （利用権限者の限定、安全なパスワードの設定、電子メール及びシステムの動作記録、サーバールームへの入退室管理等） を実施します。
また、情報漏洩を防止するため、個人情報の持出しの制限（業務上必要ない場合の持ち出し禁止、記憶媒体の利用許可制・パスワード設定等）、個人情報を学外に送信する場合のルール設定・徹底を実施します。

（３）組織的安全管理措置
個人情報管理の責任者として、個人情報データベース等毎に、個人情報管理者を設定するとともに、本学における個人情報保護に関する主管部署を総務局総務グループとし、全学的な統括を行います。
また、個人情報の安全管理に関する教職員の責任と権限を明確に規定し法や取扱規程に違反している事実又はかかる違反の兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備します。
安全管理に関する内部規程・マニュアルを定め、それらを教職員に遵守させるとともに、その遵守の状況についての適切な監査を実施します。

（４）人的安全管理措置
教職員に対して個人情報の安全管理に関する定期的な教育研修を実施します。

８．個人情報の開示・訂正・利用停止又は消去
本人から個人情報の内容の開示（個人データの第三者提供記録の開示を含みます。）・訂正・利用停止・消去又は第三者提供の停止の請求があった場合は、個人情報保護法に基づき適切・迅速に対応いたします。
請求にあたっての手続は、こちらをご参照ください。

９．問い合わせ先
その他、本学における個人情報の取り扱い全般については、以下の連絡先までお問合せください。

〒102-8554
東京都千代田区紀尾井町7-1
学校法人上智学院総務局総務グループ
TEL：03-3238-3172

１０．個人情報取扱事業者の名称及び住所ならびに代表者の氏名
学校法人上智学院
東京都千代田区紀尾井町7-1
理事長　アガスティン　サリ

（2023年（令和5年）5月1日改訂（理事長交代に伴う代表者氏名の変更））