上智大学短期大学部 Sophia University Junior College Division

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個人情報の取扱いについて

【上智大学短期大学部】個人情報の取り扱いについて

 

1.上智大学短期大学部の利用目的
本学が収集した学生(受験生を含みます。)本人および保証人の氏名、住所、生年月日、その他の個人情報は、本学の諸部門において、次のとおり学生の在籍管理、教育、学生生活指導・支援等の業務並びに当該業務に付随する学生・保証人への連絡・通知など、本学の教育事業運営に必要な範囲でのみ使用します。  
 
① 入学試験、入学時の学籍データ生成等の入学に必要な手続きの実施
② 授業、定期試験、研究活動等の教育サービス等の提供
③ 学籍管理、履修管理、成績管理、学位授与等の学修支援
④ 学費その他の学生納付金の請求、または当該納付金に関する案内
⑤ 課外活動、ボランティア活動、福利厚生等の学生生活支援
⑥ 奨学金管理、奨学金の支給、奨学事業を行う学外団体に必要な情報の提供等、経済支援
⑦ 保健衛生管理・支援(健康診断、カウンセリング等)
⑧ 進路指導、就職活動支援、進路・就職進路先情報管理 個人情報の取り扱いについて
⑨ 短期留学プログラム等、留学に必要な手続きの実施
⑩ 学内施設設備(教室、図書館等)利用管理、保安管理
⑪ 各種証明書の発行
⑫ 入学式、学位授与式その他の式典の実施、およびその案内
⑬ 上智大学短期大学部後援会(父母会)および上智大学短期大学部ソフィア会(同窓会)の運営支援に必要な業務
⑭ 短期大学部が行う各種調査・アンケートの実施およびそのデータ分析、公的機関その他の学外団体が行う各種調査・アンケートへの回答
⑮ 寄付金等の募集案内 
⑯ 学生表彰
⑰ 学生指導、学生懲戒等に必要な手続きの実施
⑱ 本人および保証人への事務連絡、各種案内の送付・通知 

上記の業務を行う際、本学が入手した個人情報の漏洩、流出、不正使用等が生じないよう、必要な措置を講じます。また、個人情報を取り扱う業務を学外に委託するときは、委託業者との間で覚書等をかわし、委託先に必要かつ適切な管理を義務づけます。 
 
なお、本学では学生への教育・指導をより適切に行うために、保証人の皆様にご理解とご協力をお願いしております。したがって、教育的配慮の必要性から保証人に対して学業成績、出席状況等を開示することや、修業、履修状況等について相談を行う場合があります。特別な事情により、保証人へ学業成績等を開示することに不都合がある場合は、短期大学部事務センターにその旨を申し出てください。 
 
注)学生が未成年者である場合には、本人の諾否にかかわらず保証人にこれらの通知を行う場合があります。 

2.個人情報の共同利用
上智大学短期大学部は、学生支援、学生の福利厚生その他のサービス向上のため、下記のとおり、個人情報を共同利用する場合があります。

(1)株式会社ソフィアキャンパスサポート
1)共同利用する個人データの項目
①学生の氏名
②学生の住所
③学生の学年、学生番号
④学生の性別
⑤保証人の氏名
⑥保証人の住所

2)共同利用者の範囲
株式会社ソフィアキャンパスサポート(※)
※「株式会社ソフィアキャンパスサポート」とは、学校法人上智学院100%出資の事業会社です。株式会社ソフィアキャンパスサポートは、学校法人上智学院が設置する学校の生徒、学生へのサービス向上を第一に、上智学院のよきパートナーとして、教育、研究、社会貢献活動を支援するとともに、事業展開から得られる収益を上智学院に還元し、「魅力ある学校」の創造に貢献することを企業理念としています。

3)共同利用における利用目的
総合的な学生サービスにかかる各種制度、イベント等の情報提供、その他、学生の福利厚生の向上のため。

4)個人データの管理について責任を有する者の名称
学校法人上智学院(問い合わせ先:総務グループ 03-3238-3172)

(2)上智大学短期大学部ソフィア後援会
1)共同利用する個人データの項目
①保証人の氏名
②保証人の住所
③保証人の連絡先
④学生の氏名
⑤学生の住所
⑥学生の学年、学生番号
⑦学生の性別

2)共同利用者の範囲 上智大学短期大学部ソフィア後援会(※)
※上智大学短期大学部ソフィア後援会は、1973年の上智大学短期大学部(当時は上智短期大学)の開学と同時に、学生達の教育環境をより良いものにしたいという、ご父母の願いにより設立された、在学生父母の任意加入団体です。父母の立場から、短期大学部の教育環境の充実と父母同士の交流を支援する活動を行っています。会員の皆様からいただいた会費は短期大学部に寄付され、物心両面から様々な支援が実現しています。毎年開催される懇親会は、会員同士、あるいは理事長、学長ほか学科の教員と交流する親睦の場となっています。
上智大学短期大学部ソフィア後援会への入会を希望しない場合は、入会案内送付の目的以外には、共同利用されません。

3)利用目的
上智大学短期大学部ソフィア後援会への入会案内送付、上智大学短期大学部ソフィア後援会(役員会、新入生ご父母歓迎会、総会、懇親会 等)開催、およびその案内状送付、その他後援会活動に必要な業務の実施

4)個人データの管理について責任を有する者の名称
学校法人上智学院(問い合わせ先:短期大学部事務センター 0463-83-9331)

(3)上智大学短期大学部ソフィア会
1)共同利用する個人データの項目
①学生の氏名
②学生の住所
③学生の連絡先
④学生の生年月日
⑤学生の学年、学生番号
⑥学生の性別
⑦入学年度、卒業年度
⑧卒業後の進路

2)共同利用者の範囲
上智大学短期大学部ソフィア会(※)
※上智大学短期大学部ソフィア会とは、卒業生等の正会員、名誉会員、および客員で構成された同窓会組織です。会員の相互親睦を厚くし、母校の発展のために貢献することを目的としています。

3)利用目的 上智大学短期大学部ソフィア会への入会案内の送付、上智大学短期大学部ソフィア会からの通知(会報配送)、ルビー祝<卒後40年>、銀祝<卒後25年>の祝賀会案内状の送付、その他同窓会活動に必要な業務の実施

4)個人データの管理について責任を有する者の名称
学校法人上智学院(問い合わせ先:短期大学部事務センター 0463-83-9331)

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